開いているブックには、ほかのファイルへの自動リンクが設定されています。とは

Excel 2000などをお使いの方から、
「自動リンクとは何でしょうか？」
「開いているブックには、他のファイルへの自動リンクが設定されています。このブックを更新し他のブックの変更を反映しますか？というメッセージが表示されるのですが．．．？」
というご質問をいただくことがあります。

Excelファイルを開くと、
「開いているブックには、他のファイルへの自動リンクが設定されています。このブックを更新し他のブックの変更を反映しますか？
・すべての情報を更新する場合は［はい］をクリックしてください。
・既存の情報を保持する場合は［いいえ］をクリックしてください。」
というメッセージが表示されることがあります。

このメッセージが何を意味しているのか、というのがご質問の主旨です。

このメッセージは、他のブック（Excelファイル）へのリンクが存在しているExcelファイルを開く際に表示されます。

［形式を選択して貼り付け］ダイアログ−［リンク貼り付け］ボタンなどを利用して、同じファイル内の別シートのセルをリンク（参照）することができますが、同様のことを別のファイルに対しても行うことができます。

例えば、年度ごとに売り上げ管理をするようなExcelファイルを作成するようなシーンを想像してみてください。

2007年度分は「2007年度売上.xls」
2008年度分は「2008年度売上.xls」
というファイルでそれぞれ管理するとします。

このとき2008年度分の管理をする際に、前年度分との比較などを行うために、「2008年度売上.xls」に「前年度集計」というシートを作成しておいて、「2007年度売上.xls」ファイルの「集計」シートの値をリンクしておくということが実務では行われたりします。

2007年度分の値が完全にフィックスしているのであれば、「2008年度売上.xls」の「前年度集計」シートに値を直接入力してしまってもOKですが、2007年度分の値が変更される可能性がある場合に値を入力してしまうと、2007年度分の値が変更されるたびに「2008年度売上.xls」の値も変更しなければなりません。

しかし値を入力するのではなく、「2008年度売上.xls」から「2007年度売上.xls」へリンクしておけば、「2007年度売上.xls」の値が変更されたときに、「2008年度売上.xls」の値が自動的に更新されるようになります。

先の例で、
「2007年度売上.xls」ファイルの「集計」シートのA1セルに「1,000」という値が入力されていて、「2008年度売上.xls」ファイルの「前年度集計」シートのA1セルから、「2007年度売上.xls」ファイルの「集計」シートのA1セルをリンクしているとします。

このときリンクした直後なら「2008年度売上.xls」ファイルの「前年度集計」シートのA1セルにも「1,000」と表示されます。

後日データの修正があり、「2007年度売上.xls」ファイルの「集計」シートのA1セルが「2,000」に更新されているときに、「開いているブックには、他のファイルへの自動リンクが設定されています。」メッセージで［はい］ボタンをクリックすると、「2008年度売上.xls」ファイルの「前年度集計」シートのA1セルには更新された「2,000」が表示され、［いいえ］ボタンをクリックすると更新される前の「1,000」が表示されます。

時々、開こうとしているファイルから別のファイルのデータを更新してしまうのかと勘違い（今回の例ならば「2008年度売上.xls」ファイルから「2007年度売上.xls」ファイルを更新してしまうと勘違い）してしまう方がいらっしゃいますが、そんなことはありません。あくまでも更新されるのは、今開こうとしているファイル（今回の例では「2008年度売上.xls」ファイル）です。

特にパソコンが苦手だとおっしゃる方の場合、メッセージを自分で読んで理解しようという意欲が薄いように感じます。

一度具体的な例をしっかりイメージしてから、
「開いているブックには、他のファイルへの自動リンクが設定されています。このブックを更新し他のブックの変更を反映しますか？
・すべての情報を更新する場合は［はい］をクリックしてください。
・既存の情報を保持する場合は［いいえ］をクリックしてください。」
メッセージをもう一度読んでみるといかがでしょう。

改善の余地が多々あるとは感じますが、決してまったく意味不明なメッセージではないんじゃないかと思うのです。

インストラクターな立場としては、この説明のときに「リンク元」「リンク先」といった抽象化された言葉を使うと、それによって混乱を大きくしてしまう可能性があるので、できるだけ受講生にとって身近な具体的な例と、わかりやすい言葉で説明をしなければいけないなと感じています。