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レポートのプレビューの使い分け

対象:Access

Accessでレポートを作成するようになった方からよくいただく質問があります。

レイアウトプレビューと印刷プレビューとは何が違うのですか?
レイアウトプレビューと印刷プレビューはどう使いわけるのですか?

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フォームの作成作業をする場合、デザインビューで作成・編集を行い、フォームビューで実際の見た目を確認します。このフォームビューに該当するビューとしてレポートの場合はレイアウトプレビューと印刷プレビューがあります。


▼レポートのプレビューの違い
レイアウトプレビューはサンプルデータを使って表示
印刷プレビューは実際のデータを使って表示

レイアウトプレビューをご覧になって、実際のデータと違うとビックリする方もいらっしゃいますが、レイアウトプレビューは、そもそもがそういうものです。

何故この2つのプレビューが用意されているかですが、大量のデータを印刷するようなレポートでテストしてみるとよくわかります。

大量のデータを印刷するレポートを印刷プレビューしようとすると、表示されるまでに無茶苦茶時間がかかってしまうことがあります。そんなときでもレイアウトプレビューならばサクッとプレビューされます。

つまり、特に大量データを印刷するレポート作成時に、コントロールの配置など見た目だけの確認をするのならばレイアウトプレビューを使い、実際のデータがどう印刷されるのかを確認するには印刷プレビューを使うということです。

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