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演算フィールドを使ってデータ抽出

対象：Access

クエリには、元々のテーブルにないフィールドを定義して表示する機能がありますが、利用してらっしゃるでしょうか。［演算フィールド］と言うものです。

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たとえば売上を管理するようなテーブルに、[単価]と[売上数]というフィールドがあった場合に、クエリをデザインビューで開いて［フィールド］欄に
「売上高:[単価]*[売上数]」
という記述をして選択クエリを作成すると、元のテーブルにはない「売上高」というフィールドが作成されて、計算（演算）された結果が表示されます。
（多くのAccess入門書では、演算フィールドの説明としてこんな例が出されてるはずです。）

この演算フィールドに対して抽出条件を与えることも可能ですが、利用してらっらっしゃるでしょうか。

例えば、ある店舗の売り上げデータを管理する[売上]テーブルに、[日付]フィールドと[商品コード]フィールドがあった場合に、2004年4月分の売り上げ商品コード一覧を抽出するときにどうしますか？

[日付]フィールドに「Between #2004/04/01# And #2004/04/30#」という抽出条件を入れてもいいのですが、演算フィールドを作ってしまう方が便利かもしれません。

▼操作手順：演算フィールドを使ってデータを抽出する
（[日付]フィールド・[商品コード]フィールドのある[売上]テーブルから、[月]演算フィールドを作成して4月のデータを抽出する例です）
［データベースウィンドウ］−［クエリ］をクリック
　↓
［データベースウィンドウ］−［新規作成］をクリック
　↓
［新しいクエリ］ダイアログ−［デザインビュー］を選択後［OK］ボタンをクリック
　↓
［テーブルの表示］ダイアログで[売上]テーブルを選択後［追加］ボタンをクリック
　↓
［テーブルの表示］ダイアログ−［閉じる］ボタンをクリック
　↓
クエリのデザインビューで
フィールドに「月:Month([日付])」と入力し、
抽出条件に「4」と入力
　↓
フィールドに[商品コード]フィールドを追加
　↓
メニュー［クエリ］−［実行］をクリック

フィールドに「月:Month([日付])」と入力して抽出条件を「4」とするところがポイントです。Month関数を使って［日付］フィールドから月を取得する演算を行って、「4」月に絞り込んでいるわけです。

元のデータに複数年のデータが入っていれば、全ての年の4月のデータが抽出されますから、年を絞り込みたい場合には「年:Year([日付])」といった演算フィールドを追加して抽出条件を設定しましょう。

抽出条件の固定された選択クエリならば、「Between...And」演算子を使っても、演算フィールドを使っても大差ありませんが、実務ではこういうクエリは抽出する月をユーザに指定してもらうパラメータクエリにすることも多いはずです。
その場合にどちらが使い勝手がいいでしょうか。

単純な選択クエリを使う程度ならば、Excelでフィルタを使う方がずっと簡単で便利なことも多いです。
折角Accessを使うのならば、是非いろいろなクエリを使いこなせるようになりましょう。

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