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リストを作らずにドロップダウン−ドロップダウンリストから選択

対象:Excel97,Excel2000,Excel2002,Excel2003,Excel2007

「ドロップダウンリストから選択してデータ入力できるようにするにはどうしたらいいのでしょうか?」
Excelを実務で使っている方からいただく、定番中の定番のご質問です。

[データの入力規則]ダイアログで設定するのが、このご質問への定番の回答です。

このサイトでも[データの入力規則]ダイアログを使ったドロップダウンリストについて、以下のようなネタをご紹介してきました。

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さんざんご紹介しておいてなんですが、実はExcelでは、ドロップダウンリストを作成する設定をしなくても、リストから選択してデータ入力することもできます。


▼操作手順:ドロップダウンリストを表示する
データを入力したいセルで右クリック
 ↓
表示されたドロップダウンリストから、
[ドロップダウンリストから選択]をクリック

▼サンプルファイル(002902.xls 21KByte)ダウンロード

サンプルファイルのC11セルで上記の操作を行ってみてください。

茨城県
群馬県
埼玉県
神奈川県
千葉県
東京都
栃木県
というリストが表示されるはずです。

あとはこの中から希望するデータをクリックして選択すればOKです。

ドロップダウンリストが表示されるような設定を、事前にしておく必要はありません。

注意点としては、この操作はどのセルでも使えるというわけではないということです。

例えばサンプルファイルのC15セルで上記の操作を行ったとしても、空っぽのドロップダウンリストが表示されてしまいます。

実務ではExcelをデータベースソフトとして利用している方は少なくありませんが、データベースとして使うためにはそれなりの制限があります。

その一つに、空白の行や空白の列が存在していないこと、という条件があります。

つまり、途中に空白の行や空白の列が存在している場合は、同じデータベースとはみなしてくれなくなってしまうのです。

ショートカットメニューの[ドロップダウンリストから選択]は、データベース機能の一つです。

同じデータベースの同じフィールドには既に入力されている同じフィールドと同様の値が入力されることがあります。

そのためC11セルでドロップダウンリストを表示したときには、C2:C10セルに入力されている値と同じ値が入力される可能性があり、既に入力されているデータを表示してくれるわけです。

ところがC15セルでドロップダウンリストを表示した場合、途中に空白行が存在するためにA1:D10とは同じデータベースとは認識されません。

そのため空っぽのドロップダウンリストが表示されてしまいます。

上記のような制限はありますが、既に入力したデータと同じデータを入力するのなら、ショートカットメニューの[ドロップダウンリストから選択]はかなり便利だと思います。ご存知なかった方は是非お試しください。

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