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既存ファイルのコピーを開く

対象:Word,Excel,PowerPoint
バージョン:2000,2002,2003

MS-Officeを使って資料を作成するようなとき、まったくの白紙状態から作成するというのは、実務ではそれほどないんじゃないかと思います。

管理をしっかりしている会社ならばテンプレートが用意されているでしょうし、テンプレートがない場合でも、以前作成したファイルをコピーして新たな資料を作成するということが多いと思います。

そんなときに痛い思いをしたことがありませんか?

流用できそうな資料を探すためにファイルを次から次へと開き、使えそうなファイルがみつかったら、そのファイルに直接修正を加えはじめる。上書き保存せずに名前をつけて保存をしよう、と考えながら。ところがうっかり上書き保存をしてしまい、以前の資料がなくなり、あわててバックアップファイルを探すはめに。

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流用できそうなファイルをみつけた時点で、フォルダウィンドウやウィンドウズエクスプローラでファイルのコピーをすればいいのですが、ファイルの操作になれていないと、この手間を面倒と思ってしまう方が少なくないようです。

Officeには、ファイルをコピーとして開くという機能がありますから、フォルダウィンドウ上でファイルのコピーを面倒と感じるならこの方法はいかがでしょうか。


▼操作手順:ファイルをコピーして開く
メニュー[ファイル]−[開く]をクリック
 ↓
[ファイルを開く]ダイアログでコピーしたいファイルを探し選択
 ↓
[開く]ボタン右の[▼]ボタンをクリック
 ↓
[コピーとして開く]をクリック

上記の方法ならばOfficeソフトがファイルのコピーを作成してくれますから、万一上書き保存をしても元のファイルは無事です。

[ファイルを開く]ダイアログ−[開く]ボタン横の[▼]ボタンをクリックするという操作と、フォルダウィンドウでファイルのコピーを事前に作成しておくのと、どちらを面倒と感じるかは微妙な問題だと思いますが、Officeではこういう機能も用意されているということで、ご存知なかった方は一度試してみてください。

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