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集計を実行する前の作業−並べ替え

対象:Excel97,Excel2000,Excel2002,Excel2003,Excel2007

メニュー[データ]−[集計]をクリックして実行できる集計機能は、なかなか便利な機能です。

例えば、売り上げ明細のデータがあったときに、簡単に商品ごとの売り上げ合計などを集計することができます。

この集計機能を、少しだけ利用したことのある方から、非常によくいただく質問があります。
「集計ができないのですが、どうすればいいんでしたっけ?」
「集計ってどうやれば上手くできるんでしたっけ?」
というご質問です。

このご質問をくださる方のほとんどは、実際の集計を行うための[集計の設定]ダイアログ上での操作は、できてらっしゃいます。

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集計が上手くできないとおっしゃる場合、[集計の設定]ダイアログで操作する前の、大切な作業をし忘れていることがほとんどです。


▼操作概要:集計を行う
集計の際にグループ化したいフィールドで
 データの並べ替えを実行する
 ↓
集計を実行する

集計機能を少しでもご存知の方なら、[集計の設定]ダイアログでの操作は、表示されている文字列を読むことで、何とかできてしまうのです。

ですが、[集計の設定]ダイアログで操作する前に必ず必要なことが、[集計の設定]ダイアログには記載されていないため、
「何かする必要があったのだが...?」
という気持ちと共に先のようなご質問をくださるわけです。

集計をする前には、グループ化するフィールドでの並べ替えが必要です。

[集計の設定]ダイアログ−[グループの基準]コンボボックスから、どのフィールドをグループとして集計するのかを指定するわけですが、この[グループの基準]コンボボックスで指定するフィールドで、並べ替えをしておく必要があるのです。

集計機能を使ったことはあるけれど、どうも上手くできないときがあるという方の多くは、並べ替えを事前に行っておく必要があることを忘れているように、私は感じています。

集計を行う前には、必ず並べ替えをしなければならないということを、是非ご記憶ください。

関連語句
並べかえる,ならべかえる,並び替える,ならびかえる,ソートする,ソーティングする 
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