キヤノンさんのドキュメントスキャナー imageFORMULA DR-150 をお借りして1か月以上が経過しています。
モニターに参加してらっしゃる多くの方のモニター記事へのリンクが
『キヤノン「imageFORMULA DR-150」体験イベントレビュー』
に集められています。
記事を拝見すると、多くの方が名刺やレシートのスキャンなどのレポートを上げていらっしゃいます。
私も一通りその手のものはスキャンしてみましたが、日本のビジネスシーンで、結構役立つんじゃないかという使い方をする機会が偶然ありましたので、そのご報告を。
IT業界で小さな取引だと、紙ベースの契約書を作成するということは随分減ったように感じてはいますが、ある程度の規模の取引になると、印鑑を押した紙の書類を取り交わすことは当然のように行われます。
その際、対面で契約書に記入捺印するのではなく、簡易書留などで郵送するといったこともあります。
その場合に厄介なのが、契約書に何らかの記入漏れ・記入ミス・捺印漏れなどがあったときです。
一旦契約書を差し戻して郵送しなおすと最低でも数日、土日を挟むと一週間程度のロスが発生します。
発送前にチェックしてもらうことができれば、こんなにありがたいことはありません。
紙の契約書を取り交わすなんてことは、頻繁にない私のところで、まるでドキュメントスキャナー imageFORMULA DR-150 のモニター期間を見計らったかのような、そんな機会がありました。
先方さんからは、メールでPDFの申込書が送付され、私のほうではそれに手書き＆捺印するというスタイルでの契約でした。
記入・捺印後にFAXで確認という方法も考えられますが、それよりはるかに便利だと感じたのがドキュメントスキャナーです。
今回私は、記入・捺印した申込書をスキャンしてPDFにし、そのPDFを先方にメールしてミスがないか確認してもらい、確認後に簡易書留で現物を郵送しました。
FAXで確認してもらう場合、どうしても文字がつぶれてしまいます。FAXが個人に一台なんてことはまずありませんから、先方の担当者さんが確認してくれるまでにいくつかのハードルが存在します。FAXが物理的にトラブっている、FAXから出力された紙がうっかり別の人の机に置かれてしまい確認が遅れた、なんてことは十分あり得ます。
この手の心配が、スキャンしてPDFをメールで送るというフローに変更すると、随分減らせられるように思えます。ハンコ社会・日本の商習慣の中で、結構ありなスキャナーの使い方のように感じます。
紙の書類をなくすことはなかなか難しいという方、FAXでのやり取りが結構あるという方、ドキュメントスキャナーを使って業務改善ができないか考えてみるのはいかがでしょう。
そのとき、現実的な日本のオフィス環境を考えると、キヤノンさんのドキュメントスキャナー imageFORMULA DR-150 は、かなり有力な候補かもしれません。
FAX同様スキャナーだって一人一台はなかなか難しいでしょう。そんなときに、とにかく小さく軽いimageFORMULA DR-150なら、物理的な移動がまったく苦になりません。なにより書類をスキャンしてPDFにするだけならドライバーのインストールも不要です。オフィスで共用するにはとても便利に思えます。
