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対象:Excel97,Excel2000,Excel2002,Excel2003

Excelの機能を大きく分類すると2種類のものがあると考えています。

一つは、単純に操作方法を知っているか否かがポイントとなる機能。
もう一つは、操作方法を知った上で考える力が要求される機能。

前者の代表がグラフ機能、後者の代表が数式・関数です。

Excelのグラフは非常に多機能ですが、それを使いこなすには、何かをしたいときにどう操作すればいいのかを知っていることが重要です。

ところが数式や関数では、覚える操作自体はそれほど難しくありませんが、自分が求める計算結果を得るために、どんな関数を使えばいいのか、どんな数式にすればいいのかを考える能力が必要となります。

Excelのインストラクションをしていると、グラフが得意な人は数式・関数が苦手で、逆に数式・関数が得意な人はグラフを苦手という傾向があるように感じます。

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Excelの優れた分析機能=ピボットテーブルはグラフと似ていて、考える力よりも操作方法を覚える力の方が要求されれます。ピボットテーブルでこんなことができたはずなんだが、どう操作すればよかったのかわからなくなった、ということがピボットテーブル初心者の場合よくあるように感じています。

ピボットテーブルのインストラクションで必ず行う操作といえば、空白セルに「0」を表示させる設定変更ですが、この操作方法を忘れてしまったというご質問をいただくことは少なくありません。


▼操作手順:ピボットテーブルの空白セルに「0」を表示させる
[ピボットテーブル]ツールバー−[ピボットテーブル]−[オプション]をクリック
 ↓
[ピボットテーブルオプション]ダイアログ−
 [空白セルに表示する値]チェックボックスをOnにし
 テキストボックスに「0」と入力
 ↓
[ピボットテーブルオプション]ダイアログ−[OK]ボタンをクリック

これだけの操作で、空白セルに「0」が表示されます。

迷ってしまう方の操作を拝見していると、[ピボットフィールド]ダイアログを表示させてしまう方がいらっしゃいますが、「0」を表示させるのは[ピボットフィールド]ダイアログではなく、[ピボットテーブルオプション]ダイアログです。

「オプション」という言葉が記憶に残っている方の場合、メニュー[ツール]−[オプション]をクリックしてExcelの[オプション]ダイアログを表示させてしまうというケースもあります。ピボットテーブルのオプション設定ですから、上記の操作で[ピボットテーブルオプション]ダイアログを表示させましょう。

[ピボットテーブルオプション]ダイアログは、ピボットテーブル内で右クリックして表示されるショートカットメニューから[オプション]をクリックしても表示できます。

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