SUMIF関数よりピボットテーブルを使いましょう

はてなブックマークで人気になっていた「生産性を格段に向上させるエクセル関数を8個選んでみた」、というブログ記事をキッカケにして「関数もいいですけれど演算子も使いましょう」という記事を書きました。

次に気になる（ツッコミを入れたい）のはSUMIF関数です。

元データが酷い場合はSUMIF関数を使わざるを得ませんが、記事内で上げられているようなデータなら、ピボットテーブルをおすすめします。

来月になったらどうしますか？科目ごとの集計だけでいいのですか？

考えていただきたいのが、7月になったらどうするのか、という点です。

このシートをコピペして7月用のシートを作成するのでしょうか？（是非やめてください）

データが溜まってきたときのこともイメージしてください。

科目ごとに集計するだけでいいのでしょうか？

科目ごとにどう変化したのかを比較したくなりませんか？（是非したくなってください）

SUMIF関数よりピボットテーブルを使いましょう

といったことを考えると、SUMIF関数を使うという選択はありません。

ピボットテーブルです。

ピボットテーブルは、いろいろなヒントをヒトに与えてくれるIT（情報技術）と呼ぶにふさわしい機能ですが、SUMIF関数を使った集計は、過去のデータを静的に集計する電卓と紙の代わりに過ぎません。

最初にテーブルに変換しましょう

単なるセル範囲からでもピボットテーブルは作れますが、バージョン2007以降のExcelならば、まず、テーブルに変換しましょう。テーブルに変換しておけば、あとからデータが追加されたときの作業が楽になります。

元データ内のセルをどれか1つだけ選択しておいて、［挿入］タブ－［テーブル］グループ－［テーブル］ボタンです。

［テーブルの作成］ダイアログが表示されたら、［テーブルに変換するデータ範囲を指定してください］欄に、データの入力されているセル範囲が表示されていること、［先頭行をテーブルの見出しとして使用する］チェックボックスがOnになっていることを確認して、

［OK］です。

ピボットテーブルを作成する

上記の手順で、元データをテーブルに変換したら、本題のピボットテーブルの作成です。

ここでは、元データであるテーブルの存在するシートが「経費精算」という名前で、そのシートのE2セル以下にピボットテーブルを作ることを想定します。

テーブル内のセルを選択した状態で［挿入］タブ－［テーブル］グループ－［ピボットテーブル］ボタンを押してください。

［ピボットテーブルの作成］ダイアログが表示されますから、下図のように指定して、

［OK］です。

以上の操作で下図のような、ピボットテーブルの枠だけが作られた状態になります。

ピボットテーブにフィールドを配置する

ピボットテーブルの枠ができたら、フィールドをドラッグ・アンド・ドロップで配置します。

「科目」を

［行］欄へドラッグ・アンド・ドロップして、

「金額」を［値］欄へドラッグ・アンド・ドロップすれば、

科目ごとの集計表のできあがりです。

ぜひ実際にやってみてください

エクセル関数に限らずですが、こういうものを読んだだけでは全く意味がないです。...（中略）...ぜひ一度やってみてくださいね。

という記述があります。

ピボットテーブルは実際にやってみるか、読んだだけで済ませてしまうかで、関数よりも大きな差が生まれる機能です。

上記の続きの操作として、「日付」フィールドを［列］にドラッグ・アンド・ドロップしてみてください。

元データに7月分のデータを追加してから、［ピボットテーブルツール］－［分析］タブ－［データ］グループ－［更新］ボタンを押す操作を、是非やってみてください。

更にどんな集計を見てみたくなるか、考えてみてください。

• セルに入るデータ種別を意識しましょう