音声認識がなんとかというメッセージが表示される

Wordで文書ファイルを保存をしようとしたときや、PCによっては作業をしている途中何分かごとに、意味のわかりにくいメッセージが表示されることがあります。

Word 2002の場合、
「録音された音声認識入力や、修正候補のようなデータなしで文書が保存されました。」
というメッセージ。

Word 2003なら、
「文書は保存されましたが、音声認識データを保存する十分な空き領域がないため、データは失われました。録音していないときは、必ずマイクをオフにし、ディスクで利用できる記憶域を確認してください。自動バックアップ機能が有効な場合には、上記のメッセージが数分毎に表示される場合があります。」
というメッセージです。

一体何のことを言っているのか非常にわかりにくいメッセージです。
そもそも音声認識なんて使ってないよと多くの方が感じるはずです。

Wordは、音声データなどの言語データも、ファイルを保存するときに一緒に保存しているのだそうです。これは後から文字列の修正候補を表示させるときに使われるのだそうですが、この言語データを保存しておくと作業状況によってはファイルサイズが大きくなってしまうようです。それを避けるためにある状況下では言語データの保存を中止し、それを教えているのがこの「音声データがなんとか」というメッセージなんだそうです。

このメッセージが表示される条件が整ってしまったときに、Wordの自動バックアップ機能を利用していれば、バックアップを取るたびにこのメッセージが表示されますし、バックアップ機能を利用していなくても、条件が揃っていれば上書き保存・名前を付けて保存をしたときにはメッセージが表示されてしまいます。

回避策としては言語データを埋め込まずに保存するという方法があります。

詳細はMicrosoft Knowledge Baseで公開されています。
KB417842：作業時に "録音された..." や "文書は保存..." メッセージが表示される

ただこの現象、［言語データを埋め込む］チェックがOnのままで、同じような操作をしていても表示されるPCもあれば、表示されないPCもあるので、他の設定や条件も関係しているんじゃないのかなぁという印象を持っています。例えば、HDDの空き容量とか、その他のWordの保存関連のオプションとか。あくまでも推測の域を出ませんが。