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重複入力チェックをする−COUNTIF関数

対象:Excel97, Excel2000, Excel2002, Excel2003

Excelでたくさんのデータ入力をしなければならないということが、実務ではありがちです。

例えばセミナーを開催するときに参加申込をFAXで受け付けたりするような場合、送信されてきたFAXを見ながら参加希望者のデータを入力するでしょう。
こんなときに入力済みの人を二重で入力してしまうのを防ぐにはどうすればいいでしょうか。

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データの入力規則内で関数を利用してやれば、二重登録チェックを行なうことができます。


▼操作手順:重複入力チェックを行なう
(A1:A100セルが名前を入力する列で、同じデータが入力できないようにする例)

A1:A100セルを選択
 ↓
メニュー[データ]−[入力規則]をクリック
 ↓
[データの入力規則]ダイアログ−[設定]タブをクリック
 ↓
[入力値の種類]コンボから「ユーザー設定」を選択
 ↓
[数式]欄に「=COUNTIF($A$1:$A$100,A1)=1」と入力
 ↓
[データの入力規則]ダイアログ−[OK]ボタンをクリック

数式欄に「=COUNTIF($A$1:$A$100,A1)=1」とすることで、A1セルに入力されたデータが、A1:A100セルには1つだけという条件になっているため、重複データが入力されたときには「入力した値は正しくありません。ユーザーの設定によって、セルに入力できる値が制限されています。」という警告メッセージが表示されます。

メッセージを個別のものに変更したい場合は、[データの入力規則]ダイアログ−[エラーメッセージ]タブで設定します。

上の例はセミナーの参加受付人数を100人と制限しているという想定で、A1:A100セルを選択して入力規則を設定しましたが、もっと大量の入力をする必要があってA列すべてに入力規則を設定したい場合は、A列を選択してから[データの入力規則]ダイアログで[数式]欄に「=COUNTIF(A:A,A1)=1」と入力してください。

今回の例では、同姓同名の別人を受け付けることができなくなりますが、そういう場合どうするのかは、事前に業務ルールを決めておく必要があります。

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