入力規則機能で、ドロップダウンリスト(プルダウンリスト)からデータを入力できるようにするのは、Excelで人気のTipsのひとつです。
実務では、リスト表示用のデータを別シートにして、そのシートを非表示にしておくのが、ユーザービリティ・保守性などの面からおすすめです。
ですが、[データの入力規則]ダイアログ−[設定]タブ−[元の値]欄に、「=シート名!セル範囲」という通常他のシートを参照する場合の記述をすることができません。
やろうとしても
「抽出条件 データの入力規則で、他のワークシートまたはブックへの参照は使用しません。」
といったメッセージが表示され設定できません。
どうすればいいのでしょうか。
これが、名前を定義することで実装できる処理の一例です。
▼操作手順:別シートを参照してドロップダウンリストを表示する
Sheet1のA1:A47セルに
「北海道」「青森」「岩手」・・・「鹿児島」「沖縄」と
都道府県名を入力
↓
A1:A47セルに「都道府県名」と名前を定義
↓
Sheet2のA1セルを選択
↓
メニュー[データ]−[入力規則]をクリック
↓
[データの入力規則]ダイアログ−[設定]タブをクリック
↓
[条件の設定]欄
−[入力値の種類]コンボボックスから「リスト」を選択
↓
[元の値]欄に「=都道府県名」と入力
↓
[データの入力規則]ダイアログ−[OK]ボタンをクリック
[データの入力規則]ダイアログ−[設定]タブ−[元の値]欄に、定義した名前を入力する際は、必ず先頭に「=」を入力してください。
▼サンプルファイル(000210.xls 15KByte)ダウンロード
この操作をすることでブック内でドロップダウン表示させたいデータを、一つのシートにまとめることができますから、修正が発生したときはそのシートだけ修正すれば済むようになります。
そのシートを非表示にしてしまえば、ユーザーには不必要なデータが見えなくなるという意味でユーザビリティも向上します。
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