※この記事はAMNの記事広告です
複数の人で情報共有をしたいと考え、グループウェアの導入を考えはじめた方から、
「MicrosoftのOffice 365ってどうなのでしょうか？」
といったご相談・ご質問をいただくことがあります。
Microsoft MVPという私の立場からは
「もちろんおすすめですよ！」
と即答したいところなのですが、残念ながらそう言い切れないことが少なくありません。
キッチリとユーザー管理をしたい、ITスキルのある人が管理業務を担当できる、ということであればOffice 365はおすすめできます。
しかし、先のようなご相談をされる方の場合、面倒な管理業務を負担する余力はない、管理業務を担当してくれそうなメンバーがいない、ということが少なくありません。
そのような場合、正直に申し上げると、Office 365はおすすめし辛いと感じてきました。Office 365は、キッチリとしたユーザー管理を行うことを前提としているからです。
そんなモヤモヤした気分をずっと抱えてきた私ですが、この記事広告を書くというお仕事をいただき、サイボウズ株式会社さんにお邪魔して、
プロダクトマネージャーの丹野瑞紀さんに、無料のグループウェア・サイボウズLiveのお話しを伺うことができました。
また、短い期間ではありますが自分でも使ってみて、Office 356は手に余るという方に、サイボウズLiveはおすすめしやすいと感じはじめています。
3つのサイボウズの違い
「サイボウズ」という名前のついたグループウェアは、3つあります。以下の3つです。
- パッケージ版のサイボウズOffice
- クラウド版のサイボウズOffice
- 無料のサイボウズLive
パッケージ版のサイボウズOfficeとは、サーバーを自前で用意し、その用意したサーバーにサイボウズOfficeをインストールしてから使う、有料のグループウェアです。もちろん手間もコストも、この3つの中では最もかかります。
そのパッケージ版サイボウズOfficeを手軽に利用できるようにしたのが、クラウド版のサイボウズOfficeです。
クラウド版サイボウズOfficeも有料ではありますが、サーバーを用意したりインストールしたりという手間がなくなったので、パッケージ版サイボウズOfficeよりも、利用開始のハードルはかなり下がっています。
今回ご紹介するサイボウズLiveも、クラウド版のグループウェアという面では、クラウド版サイボウズOfficeと同じです。
有料のクラウド版サイボウズOfficeと、無料のサイボウズLiveの何が違うかというと、もちろん機能です。
クラウド版サイボウズOfficeには、ビジネスユースで便利そうな、ワークフローやプロジェクト管理といった機能まで用意されています。
これに対しサイボウズLiveには、グループウェアに絶対に必要な機能だけが用意されています。
サイボウズLiveの特長・サイボウズOfficeとの違い
といった前提知識を持ちつつ、丹野さんにクラウド版サイボウズOfficeと無料のサイボウズLiveの違いを一言でいうとなんですか？とお尋ねしたところ、
「ユーザー管理がいらないことです」
という、とても明快で、ちょっと意外なお答えをいただきました。
機能の違いが羅列的に返されることを予想していたのですが、もっと明快にサイボウズLiveではユーザー管理が不要である、ということを違いとしてあげていただいたのは、なるほど！という感じでした。
企業などで、キッチリとグループウェアを使いたいという場合には、誰がそのグループウェアを使えるようにするのか、誰にどこまでの機能を使ってもらうようにするのか、といったユーザー管理がどうしても必要になります。
この必要だけれどやっぱり面倒なユーザー管理が、無料のサイボウズLiveには、ほとんどありません。
サイボウズLiveでは、管理者になった人が、参加して欲しい人を招待して、招待を受けた人が登録作業をするだけで済んでしまいます。
管理者になる人の負担が、極限まで減らせていると感じます。
なんで無料なの？
ネット上のサービスは無料のものが多いわけですが、やっぱり
「どうして無料なの？大丈夫なの？」
という疑問を持つ方はいらっしゃるようです。
丹野さんによると、サイボウズLiveがサイボウズ社全体の広告塔としての役割を担っているので無料で提供している、とのことでした。
無料のサイボウズLiveでサイボウズを知った方が、他の有料のサイボウズ製品のユーザーになってお金を払ってくれる可能性があるので、サイボウズLiveを無料にできる（している）ということです。
遠くない将来には、サイボウズLive自体に有料オプションを設けて、容量の拡大や追加機能が提供される可能性もあるとのことでした。
使えない時間が多いのでは？重くないの？
無料のブログサービスなどでは、メンテナンスのために使うことのできない時間帯がある、ということもあったりします。
サイボウズLiveも無料サービスですから、稼働率が気になるところですが、99.9%の稼働実績があるとのことでした。また近い将来、この信頼性を高めてくれるような発表があるかもしれない気配も。乞うご期待です。
稼働率が99.9%であったとしても、操作が重ければユーザーには心理的ストレスがかかってしまい、結局使われなくなってしまいます。
これについても、まず問題ないだろうと感じています。
短い期間の試用でしたが、パソコンからもスマホからも、とても快適に使うことができました。
ちなみに、2014年3月5日現在サイボウズLiveのユーザーは76万人以上、グループは22万グループ以上とのことです。
日本人向きのUI
グループウェアに最低限要求される機能は、スケジュール管理・ToDo管理・掲示板・ファイル共有あたりでしょう。
これらについては、説明するのも馬鹿馬鹿しくなるほどわかりやすいです。グループ内に入ると下図のようなメニューがずっと表示されています。
先進的なカッコイイUI（ユーザーユーザーインターフェース）というわけではありませんが、日本人にはわかりやすいUIだと思います。
もしも、サイボウズLiveで戸惑ってしまう人がいたとしたら、他のどんなグループウェアであっても使うことは難しいのではないかと感じてしまいます。
ここ数年、スマートフォンを使う人が爆発的に増えましたが、昔ながらの携帯電話（いわゆるガラケー）を使っている方も、まだまだいらっしゃいます。
ガラケーからでも使えるというのもサイボウズLiveの特長の一つでしょう。
掲示板を簡易Wikiのように使う
自分用のメモを残す機能がないのかを、私は少しだけ探してしまいました。
参加しているプロジェクトに関する、メモ書きのようなものを、グループウェアの中に残しておきたいと感じることがあります。
ガッツリした資料であれば、ExcelやPowerPointで作って共有ファイルとしてアップロードすればいいわけですが、そこまでのドキュメントではなく、ちょっとしたメモをスマホなどから残せると便利だったりします。
そんな機能がついているグループウェア製品もありますが、サイボウズLiveではそういった機能に該当するメニューが見当たらないので、
私は少しだけ探してしまったのです。
で、これは、しばらく使っているうちに気づいたのですが、サイボウズLiveでは、掲示板をメモ書きとして使うことができるようになっています。
掲示板のトピックごとに用意されている［詳細設定］欄のデフォルトではOnになっている［共同編集］をOffにしてやると、
自分だけが編集できるメモ機能のように、掲示板を使うことができるのです。
サイボウズの丹野さんは、この点を「簡易Wiki」と表現してらっしゃいました。
あまりいろいろな機能が存在すると、結局どれを使ったらいいのかわからないという状態に陥ることもあります。この掲示板をメモ機能として使うのは、なかなかいい解決策のようにも感じます。
現場レベルで承認を通さずゲリラ的に使える
サイボウズLiveのメインユーザーは、ビジネス以外だろうと勝手に想像していましたが、実は、ビジネスユースが50%以上だそうです。
既にグループウェアを導入している企業で、新しいプロジェクトが動き出したから、新しいグループを作りたいということはよくあります。そんなときに社内の承認プロセスの関係で、新しいグループをなかなか作れないということがあったりするようです。
社外の人とグループウェアを使いたいのだけれど、社内で利用しているグループウェアに社外の人をユーザーとして登録することは難しいということもあるでしょう。
そういったみなさんの受け皿としての役割を、サイボウズLiveが担っているという側面もあるようです。
このことを丹野さんは
「承認プロセスを経ず現場の判断でゲリラ的に使える」
と表現してらっしゃいました。
ビジネスユースが多いということを反映してか、ユーザーの年齢層も結構高めです。
ビジネスユースが多いということは信頼性が高い、年齢層が高いということは本当に誰でも使いやすい、ということの証明になっていると感じます。
最後に
私は最近このサイト・インストラクターのネタ帳で、ExcelやPowerPointのマクロをよくご紹介しています。
企業の情報システム部的な人からは、現場レベルでマクロを使うことは嫌われることもあるのですが、業務の現場ではとにかく仕事を回さなければいけないのだから、使えるツールはどんどん使うべきだと考え、マクロもどんどんご紹介しています。
そんなことを日々考えている私にとって、ゲリラ的に使えるサイボウズLiveというのは、とても共感できる表現でした。
情報共有システム・グループウェアが必要になったときに、登録もグループ作成もとても簡単ですから、サイボウズLiveは一度試してみるべきだと考えています。
◇だれも置き去りにしない情報共有ツール、サイボウズLive
◇いますぐ押さえておきたい、サイボウズLive・プロフィールのもつ可能性
◇ガラケーも仲間外れにしない「サイボウズLive」のグループチャット機能を徹底レビュー
